Specjalista

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu,

- kontakt z klientem zewnętrznym,

- narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie),

Zakres zadań

• przyjmuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną od komórek organizacyjnych Urzędu w celu jej zaewidencjonowania, przechowywania i udostępniania, sporządza ewidencję zasobu archiwum i oznacza ją w celu ułatwienia dostępu do niej
• udostępnia dokumentację pracownikom Urzędu i klientom zewnętrznym w celach służbowych i naukowych, przygotowuje projekty pism w celu odpowiedzi na zapytania dotyczące przechowywanych akt, udziela informacji klientom zewnętrznym
• rejestruje dokumenty papierowe w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją (EZD) w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów
• przyjmuje i rozdziela korespondencję/przesyłki wpływające z placówki pocztowej lub bezpośrednio od składającego i wpisuje korespondencję/przesyłki przyjmowaną i wychodzącą do rejestrów ewidencji w celu zapewnienia obiegu dokumentów
• przygotowuje do wysłania korespondencję/przesyłki w dniu jej przekazania lub w dniu wskazanym przez nadawcę stosownie do procedury ustalonej przez placówkę pocztową i przekazuje do wysłania w celu zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji
• przegląda dokumentację w celu wydzielenia kategorii A i B, opracowuje i przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Państwowego, dokumentację niearchiwalną przekazuje na makulaturę
• zabezpiecza dokumentację w celu jej ochrony przed czynnikami szkodliwymi, zabezpiecza archiwum w celu ochrony dokumentacji przed włamaniem, zalaniem, pożarem
• obsługuje skład chronologiczny (przyjmuje, porządkuje, wypożycza, monitoruje zwrot, przekazuje do archiwum zakładowego) w celu realizacji procedur zawartych w jrwa

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość instrukcji kancelaryjnej - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość struktury organizacyjnej Urzędu
• wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, biegła obsługa komputera
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• kurs archiwistów I i II stopnia